Project LOGICAL – transnational logistics' improvement through cloud computing and innovative cooperative business models - Project website about the transnational logistics cloud project LOGICAL

WP1: Projektmanagement und -koordination

Zuständiger Partner: Aufbauwerk Region Leipzig GmbH (Lead Partner)

Um eine wirksame und effiziente Steuerung des Projektes zu erreichen, wurde ein Internationales Steuerungskommittee (International Steering Committee, ISC), sowie mehrere Koordinationsstellen (Coordination Unit, CU) eingerichtet, welche den Projektpartnern bei der Entscheidungsfindung unterstützen und den Projektfortschritt überwachen. Sie treffen alle wichtigen Entscheidungen gemeinsam, entweder während der interregionalen Projektsitzungen oder auf schriftlichem Weg. Weiterhin helfen sie bei der Erzielung der Kernergebnisse, sowie bei der Anfertigung von Berichten. Im Halbjahresabstand werden Zwischenberichte zum Projektfortschritt angefertigt (Activity Report, Financial Report, Progress Report). Die Zwischenberichte geben Auskunft über den Projektstatus und eventuelle Änderungen im Projektablauf. Die genauen Verhaltensregeln der Projektpartner bei Änderungen im Projektablauf werden im Rahmen von konstitutiven Sitzungen des ISC besprochen und vereinbart. Hierfür werden die Beschlüsse einstimmig gefasst.

Die Entscheidungen des Internationalen Steuerungskommittees (ISC) werden durch die Koordinationsstellen (CU), die aus dem Projekt- und Finanzmanager der Partnerorganisationen bestehen, umgesetzt. Die Mitarbeiter der Koordinierungsstellen arbeiten via Telefon, E-Mail und der Projektwebseite zusammen und organisieren in jedes Jahr eine Jahresversammlung. Die Koordinationsstellen bereiten alle transnationalen Veranstaltungen vor. Die Projektmanager der Projektpartner vervollständigen jeden Monat den Tätigkeitsbericht, berichten über die erreichten Ergebnisse und die angefallenen Kosten. Auf dieser Basis wird der Projektfortschrittsbericht (Project Progress Report) angefertigt und an die Central-Europe-Stelle gesendet. Innerhalb ihrer eigenen Organisationen sind die Projektmanager mit der Einbeziehung weiterer Mitarbeiter zur Verteilung der anfallenden Projekttätigkeiten beauftragt.

Jeder Projektpartner benennt einen Finanzmanager, der die anfallenden Kosten überwacht und den periodischen Finanzbericht (Financial Report) anfertigt. Dieser wird im Rahmen eines externen Audits vom Finanzprüfer (First Level Controller) geprüft und zum Abschluss des Berichtszeitraums dem Lead Partner zugesendet.

Weitere Instumente des Projektmanagements sind das Projekthandbuch (inkl. Finanzhandbuch), sowie die Organisation und Dokumentation transnationaler Veranstaltungen und die Moderation der transnationalen Zusammenarbeit.